Datenschutz bei Zoom-Meetings

Allgemeine Voraussetzung für eine zulässige Nutzung

• Keine Verwendung von Inhalten die hohem Schutzbedarf haben
  Es sollten keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben. 
• Eine Aufzeichnung ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung aller Teilnehmenden durchzuführen
  Die Voreinstellungen in Zoom sind so definiert, dass keine automatische Aufzeichnung erfolgt. Eine Aufzeichnung darf nur mit der ausdrücklichen Einwilligung aller betroffenen Teilnehmenden erfolgen und nur soweit dies für den Zweck bzw. für die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Einwilligung ist vorab von allen Teilnehmenden einzuholen. Die Aufzeichnung wird den Teilnehmenden in der Zoom-Konferenz durch ein rotes Aufnahme-Symbol angezeigt.
• Speicherung von Aufzeichnungen
  Aufgezeichnete Veranstaltungen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist und solange keine Löschungspflicht besteht.
• Datenschutzeinstellungen und Umgebung vor Meeting kontrollieren
  Darüber hinaus beachten Sie auch, dass keine Unberechtigten der Videokonferenz folgen können.
• Hintergrund ausblenden
  Um Ihre Privatsphäre zu schützen, können Sie Ihren Hintergrund durch eine Einblendung ersetzen.

Zweck der Verarbeitung

Zoom wird von mir im Rahmen meiner angebotenen Leistungen eingesetzt. Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom als Werkzeug zur Zusammenarbeit. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Damit Ihre persönlichen Daten bestmöglich geschützt sind, habe ich Zoom in allen Funktionsbereichen so konfiguriert, dass nur ein Minimum an Daten verarbeitet werden. Damit folge ich dem Grundsatz der Datenminimierung.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Zoom-Meetings steht, bin ich, Jörg Stefan Peters.

Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID direkt in der Zoom-App eingeben.

Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen, dann sind die Basisfunktionen auch über den Browser nutzbar.

Grundeinstellung bei Meetings

• Alle Meetings beginnen mit abgeschaltetem Mikrofon. Das Mikrofon muss von den Teilnehmenden aktiv eingeschaltet werden.
• Einblendung von E-Mail-Adressen in geteilten Inhalten ist ausgeschaltet.
• Die Remote-Unterstützung ist deaktiviert.
• Die Kamera-Fernsteuerung ist deaktiviert.

Allgemeine technische Einstellungen

• Meine Einstellung: Beschränkung der eingesetzten Rechenzentrumsregionen von Zoom auf EU-Standorte
• Erzwungene End- zu End Verschlüsselung der Instant Messaging-Chatnachrichten - Chats außerhalb von Meetings

Datenaustausch mit anderen Diensten

• Der Datenaustausch mit Office 365 ist deaktiviert.
• Die CDN-Nutzung ist deaktiviert.

Speicherung von Inhalten

• Die automatische Speicherung der Chat-Kommunikation für den Host ist unterbunden.
• Die automatische Speicherung von Whiteboard-Inhalten ist unterbunden.
• Die Aufzeichnung von Meetings in der Zoom-Cloud ist deaktiviert.
• Automatische Aufzeichnung bei Meetings ist generell deaktiviert.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer:
  Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional).
• Meeting-Metadaten:
  Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte/Hardware Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional):
  MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
• Bei Einwahl mit dem Telefon:
  Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, müssen Sie mindestens  Angaben zu Ihrem Namen machen.

Zoom stellt auf seinen Internetseiten die Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Verfügung.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen, je nach konkretem Nutzerkreis und Inhalt bzw. Zweck der Videokonferenz:

• für die freiwillige Nutzung von Zoom gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO - Einwilligung

Empfänger von personenbezogenen Daten und Drittlandübermittlung

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Der Anbieter Zoom sowie dessen etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. etwaiger Vertragsverhältnisse mit Subauftragnehmern erforderlich bzw. vorgesehen ist. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt ausschließlich für folgende Datenkategorien:

• Verarbeitete Meeting-Metadaten (s.o.)

Zoom ist ein Remote-Konferenzdienst mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien/USA. Die Datenverarbeitung findet in diesen Fällen in einem Drittland statt. Zoom erfüllt auch die datenschutzrechtlichen Garantien gemäß Artikel 44ff. DSGVO, indem es ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss von sog. EU-Standarddatenschutzklauseln garantiert, die Zoom mit den Subauftragnehmern abgeschlossen hat.