Unternehmensberatung,

Allgemeines

In einem dynamischen Umfeld mit schwer kontrollierbaren Prozessen ist effektives Prozessmanagement unverzichtbar und das gilt nicht nur für Großunternehmen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von klaren Strukturen. Die Komplexität der Prozesse nimmt dabei mit der Unternehmensgröße zu.

Kommen Ihnen einige der folgenden Herausforderungen bekannt vor?

Mangelnde Standardisierung

• Unterschiedliche Vorgehensweisen Ihrer Mitarbeiter führen zu inkonsistenten Ergebnissen.
• Es fehlen klare Dokumentationen oder Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben.

Überflüssige Bürokratie

• Zu viele Genehmigungsschritte verzögern Entscheidungen.
• Unnötiger Papierkram und manuelle Eingaben kosten wertvolle Zeit.

Ineffiziente Workflows

• Redundante Arbeitsschritte ohne Mehrwert belasten Ihre Prozesse.
• Engpässe entstehen, wenn Aufgaben auf Freigaben oder Ressourcen warten.

Fehlende Prozessautomatisierung

• Routineaufgaben werden manuell ausgeführt, obwohl sie durch Software automatisiert werden könnten.
• Ihre Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit administrativen Aufgaben als mit strategischen Projekten.

Kommunikationsprobleme im Prozessablauf

• Ihre Teams haben keinen klaren Überblick über den Prozessstatus oder die nächsten Schritte.
• Verzögerungen bei Feedback und Abstimmungen bremsen den Fortschritt.

Unklare Verantwortlichkeiten

• Es ist nicht eindeutig definiert, wer für welche Prozessschritte zuständig ist.
• Aufgaben bleiben unerledigt, weil niemand Verantwortung übernimmt.

Datenverlust oder -fehler

• Informationen gehen verloren oder sind unvollständig, da keine zentrale Datenquelle genutzt wird.
• Inkonsistente Daten beeinträchtigen fundierte Entscheidungen.

Fehlende Flexibilität

• Starre Prozesse können sich nicht an Veränderungen oder neue Anforderungen anpassen.
• Sonderlösungen für Kundenanfragen stören den regulären Ablauf.

Zeit- und Ressourcenverschwendung

• Zu viele Meetings oder unnötige Abstimmungen verlängern einfache Prozesse.
• Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und Materialien werden nicht effizient genutzt.

Mangelnde Erfolgskontrolle

• Es fehlen KPIs (Key Performance Indicators) zur Bewertung der Prozessqualität.
• Fehler werden nicht systematisch analysiert und behoben.

Mein Leistungsversprechen

Ich unterstütze Sie bei der Entwicklung eines individuellen Prozessmodells, das optimal auf Ihre Unternehmensrealität abgestimmt ist. Mithilfe meiner Erfahrung und Expertise erhalten Sie ein effizientes Prozessmanagement, das Ihnen den Rücken für Ihre Kernaufgaben freihält und alltägliche Störungen minimiert.

Was Sie erwarten können:

• Harmonisierung der Arbeitsschritte: Doppelarbeiten und unnötige Schleifen werden eliminiert.
• Transparenz und Klarheit: Aufgaben und Zuständigkeiten werden eindeutig definiert, was die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöht.
• Effizientere Ressourcennutzung: Mitarbeiter und Materialien werden gezielt und effektiv eingesetzt, was zu Kostensenkungen führt.
• Qualitätssteigerung für Ihre Kunden: Schnellere Durchlaufzeiten und weniger Fehler verbessern die Kundenzufriedenheit.

Voraussetzungen

• Das richtige Mindset:  Sie als Ge­­­schäfts­­­füh­­­rung müssen hi­­n­ter der Ein­­­füh­­­rung von Pro­­­zess­­­ma­­­na­­­ge­­ment stehen und  auch die nö­tigen Ressour­cen dafür zur Ver­fü­gung stellen. Au­ßer­dem soll­te Pro­zess­ma­na­ge­ment als Chan­ce für alle Mit­ar­bei­ter in Ihrem Unternehmen kommu­­ni­­ziert und nicht als Be­dro­hung für den Ein­zel­nen wahr­ge­nommen wer­den.
• Das richtige Team: Der Start findet mit einem kleinen Kreis und wird im Laufe der Ein­füh­rung stetig erweitert. Neben der Ge­schäfts­füh­rung sollte es Ab­tei­lungs­ver­ant­wort­liche (= Pro­zess­ver­ant­wort­li­che), aber am besten auch Personen, die direkt an den Ar­beits­ab­läu­fen be­tei­ligt sind (= Prozessnutzer) im Team geben.
• Das richtige Tool: Das richtige Dokumentationswerkzeug ist entscheidend und wird zielorientiert ausgewählt.

Die Umsetzung

Die Prozessoptimierung erfolgt in mehreren klaren und aufeinander abgestimmten Schritten, um Effizienz, Qualität und Transparenz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Nachfolgend finden Sie die erforderlichen Schritte, die an ihren individuellen Bedarf und Status Quo angepasst werden:

Ziele definieren und Mitarbeiter informieren

• Klären, welche Ziele erreicht werden sollen (z. B. Zeitersparnis, Kostensenkung, Qualitätssteigerung).
• Priorisierung der Optimierungsmaßnahmen anhand von Unternehmenszielen und -strategien.
• Mitarbeiter informieren.

Ist-Analyse durchführen

• Bestehende Prozesse dokumentieren und analysieren.
• Schwachstellen und Engpässe identifizieren (z. B. redundante Schritte, Verzögerungen).
• Mitarbeiter, die im Prozess involviert sind, befragen, um Einblicke in praktische Herausforderungen zu erhalten.

Prozesskennzahlen (KPIs) festlegen

• Messbare Indikatoren bestimmen, um den Erfolg der Optimierung zu bewerten (z. B. Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Durchlaufzeiten).
• Vergleichswerte aus der Ist-Analyse nutzen, um Verbesserungen zu messen.

Soll-Zustand definieren

• Optimierte Prozesse skizzieren und Ziele für den neuen Prozessablauf setzen.
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen.
• Einfache und effiziente Abläufe entwerfen, die auf Flexibilität und Automatisierung ausgelegt sind.

Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln

• Optimierungsmöglichkeiten identifizieren, z. B.:
  • Standardisierung von Abläufen.
  • Einführung von Software zur Automatisierung.
  • Eliminierung redundanter Schritte.
• Die Umsetzungsschritte für jede Maßnahme planen.

Mitarbeiter einbinden

• Betroffene Teams frühzeitig informieren und aktiv in die Optimierung einbeziehen.
• Schulungen und Workshops, um Akzeptanz und Verständnis für neue Prozesse zu schaffen.

Prozesse implementieren

• Änderungen schrittweise umsetzen, um den laufenden Betrieb nicht zu stören.
• Neue Arbeitsabläufe testen und bei Bedarf nachjustieren.
• Tools und Technologien integrieren, die die Optimierung unterstützen.

Kontinuierliche Kontrolle und Feedback

• Prozesse überwachen und die definierten KPIs regelmäßig überprüfen.
• Feedback von Mitarbeitern einholen, um unvorhergesehene Probleme zu erkennen.
• Verbesserungen kontinuierlich anpassen und optimieren.

Erfolge kommunizieren

• Ergebnisse der Optimierung intern und extern präsentieren (z. B. Zeitersparnis, gesteigerte Kundenzufriedenheit).
• Den Nutzen für Mitarbeiter und das Unternehmen hervorheben, um die Motivation zu stärken.

Langfristige Optimierungsstrategie etablieren

• Prozessmanagement als festen Bestandteil der Unternehmenskultur verankern.
• Regelmäßige Audits und Reviews durchführen, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
• Tools für die Prozessdokumentation und -überwachung nutzen.